Exposeren in het gemeentehuis

Wanneer u van plan bent een expositie te organiseren in de publiekshal van het gemeentehuis dient u de volgende procedure in acht te nemen:

1. U vult het Aanvraagformulier Expositie Publiekshal Gemeentehuis in. Hiermee worden de afspraken rondom de expositie vastgelegd.
2. Heeft u vragen die niet beantwoord worden op deze pagina, vul dat in, bij het veld overige vragen/opmerkingen/wensen. De gemeente neemt contact met u op omtrent de mogelijkheden en wensen.
3. Na verzending van het formulier, ontvangt u van ons bericht met een kenmerk voor uw aanvraag. Bij vragen, kunt u refereren naar het kenmerk.
4. Uiterlijk twee weken voor aanvang van de expositie willen wij graag met u in overleg om(werk)afspraken te maken over de inrichting van de expositie en de eventuele opening.

De expositieruimte is de publiekshal van het gemeentehuis, waar veel inwoners en gasten van de gemeente over de vloer komen. Voor uw expositie kunt u gebruik maken van vitrinekasten en panelen. 

Aan het organiseren van een expositie of een evenement in de publiekshal van het gemeentehuis zijn de volgende voorwaarden verbonden.

Algemeen

Toegankelijkheid

1. De activiteit moet primair gericht zijn op een breed deel van de inwoners van de gemeente Uithoorn;
2. De organiserende partij moet een ideële grondslag hebben (non-profit instelling);
3. Het doel van de activiteit moet breder zijn dan alleen het genereren van geld en niet jaarlijks terugkerend van aard zijn;
4. De aard van de activiteit mag het imago van de gemeente of de ambtelijke organisatie niet schaden.

Toezicht en bevoegdheden

1. De exposant wordt geacht de ruimte als goed huisvader te beheren en de instructies van de zijde van de gemeente terstond op te volgen (bijv. geen nagelvaste bevestigingen).
2. Indien er inventaris wordt gebruikt, die normaal niet in de hal aanwezig is, dient deze eerst door de gemeente op geschiktheid/gewenstheid beoordeeld te worden. Het ophangen van folder-/ postermateriaal kan alleen ná overleg met team Interne Dienstverlening van Duo+ namens de gemeente.
3. Bij het gebruik van het gebouw zal rekening gehouden moeten worden met de voorwaarden uit de gebruiksvergunning.

Aansprakelijkheid

1. Eventuele schade aan de gebruikte ruimten/inventaris zal door de gemeente worden verhaald op de gebruiker/exposant.
2. De gemeente aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor directe en/of indirecte schade (waaronder letselschade) ten gevolge van het gebruiken van genoemde ruimten.
3. De gemeente is niet aansprakelijk voor het zoekraken van stukken of schade die bezoekers van de tentoonstelling aanrichten.

Expositie

Voor een expositie gelden de volgende voorwaarden:

1. De kunstobjecten moeten gemaakt zijn door personen of verenigingen komend uit de gemeente Uihoorn, Diemen of Ouder-Amstel.
2. De expositie is enkel te bezichtigen tijdens de reguliere openingstijden van het gemeentehuis.
3. De expositie dient toegankelijk te zijn voor een breed publiek en een openbaar karakter te hebben, rekening houdend met alle bezoekersgroepen van het gemeentehuis.
4. Het geëxposeerde dient geen directe relatie met het werk van de gemeente te hebben.
5. Het dient een incidentele expositie te zijn (niet jaarlijks terugkerend).
6. De expositie mag geen commerciële doelstelling hebben.
7. Aan het gebruik van de publiekshal zijn geen kosten verbonden.
8. Een expositie moet minstens twee weken, maar mag niet langer dan zes weken duren.
9. U dient de tentoonstellingsborden/panelen die de gemeente beschikbaar stelt te gebruiken als de expositie schilderijen of foto’s betreft. Er zijn acht panelen beschikbaar (16 zijden). De panelen hebben een afmeting van 75 x 100 cm en zijn voorzien van speciaal bevestigingsmateriaal. De panelen staan op een vaste plek in verband met veiligheid, zichtlijnen vanuit het KCC, de en technische mogelijkheden.
10. U kunt ook gebruik maken van de aanwezige vitrines, wanneer deze beschikbaar zijn.
11. Tentoonstellingen waarvan de gemeente opdrachtgever is, gaan altijd vóór op tentoonstellingen van derden.
12. De expositie mag de normale functie van de hal niet nadelig beïnvloeden of onmogelijk maken.
13. De gemeente geeft bekendheid aan de expositie op de gemeentelijke website. Wij verwachten dat de exposant daar zelf kopij bij ons voor aanlevert (tekst met eventueel foto/illustratie), per email gemeente@uithoorn.nl, onder vermelding van het kenmerk uit de overeenkomst. De exposant is zelf verantwoordelijk voor het geven van publiciteit middels andere media.
14. De werken worden ingelijst gebracht en voorzien van de juiste (voorradige) ophangbevestiging voor onze panelen.
15. De exposant zorgt voor een lijst met de werken, zoals titel en afmeting (zonder prijs). Voor de gemeente maakt de exposant twee (aparte) lijsten met de eventuele prijzen van de werken. Deze lijs ten ontvangen wij uiterlijk op de dag dat de expositie ingericht wordt. Eventueel daarop aangegeven welke werken ter verkoop aangeboden worden. De gemeente verkoopt geen werken voor de exposant.
16. Tijdens de expositie is het werk niet door ons verzekerd. De exposant is dus zelf verantwoordelijk voor het eventueel verzekeren van het werk. 
17. De expositieruimte is het hele jaar beschikbaar; mits de dienstverlening en planning dit toelaat.
18. De organiserende partij draagt zelf zorg voor de logistiek en voorzieningen en dergelijke. Eventuele verpakkingen van werken van de exposant kunnen wij niet opslaan.
19. Extra Schoonmaakkosten worden verhaald op de organiserende partij.

Voorwaarden Officiële opening expositie

Het is mogelijk de expositie officieel te openen. Aan een opening (hierna te noemen evenement) zijn de volgende voorwaarden verbonden: 

1. De expositie is een publieksgerichte activiteit georganiseerd door een organisatie komend uit de gemeente Diemen, Ouder-Amstel en Uithoorn. 
2. Het moet een incidentele gebeurtenis zijn (geen regelmatig terugkerend evenement).
3. De ruimte moet er zich voor lenen; er mag geen blijvende wijziging aan de inrichting en stoffering worden gedaan.
4. Activiteiten door de gemeente georganiseerd gaan altijd vóór op activiteiten van derden.
5. Organiserende partijen kunnen geen rechten ontlenen aan eerdere keren dat gebruik is gemaakt van de publiekshal hetzij door henzelf, hetzij door anderen.

Al deze regels zijn alleen van toepassing op de publiekshal. Geen enkele andere ruimte wordt  beschikbaar gesteld voor exposities.